Transformer 10 jours de travail en 24 heures
Découvre comment l'assemblage d'outils et d'automatisations peut révolutionner votre productivité.
Coucou !
Bienvenue dans cette édition #3 d’Excellence Automatisée !
Que tu sois là depuis le début, ou que tu viennes de me découvrir, merci à toi de me lire !
Nous sommes 36 dans cette newsletter !
Excellence Automatisée allie le développement personnel et les automatisations No Code pour optimiser et simplifier sa vie et son business.
Si ce n’est pas déjà fait, tu peux aussi :
Découvrir mon podcast dans lequel j’ai parlé du sens du travail dans la saison 1 et de l’équilibre de vie dans la saison 2.
Au programme
La problématique de la gestion manuelle des données
Mon cheminement vers l'automatisation
Les outils qui font la différence
La mise en place de l'automatisation étape par étape
Imagine avoir un bouton magique qui transforme des heures de travail ennuyeux en quelques clics satisfaisants. Tu veux savoir comment ce rêve est devenu ma réalité ?
L’expérience que je te partage ici illustre parfaitement l’histoire de pyramide dont j’ai parlé dans la première édition de cette Newsletter. Tu peux retrouver cette édition :
1. La problématique de la gestion manuelle des données
Imagine-toi devant ton ordinateur, les yeux rivés sur un fichier Excel aux innombrables onglets et aux centaines de données qui t’appellent pour une mise à jour. Tu sais que chaque modification doit être minutieuse, chaque analyse doit être exacte, et chaque entrée doit être traitée avec le plus grand soin. Cela ressemble à un marathon de clics, de copier-coller et de vérifications qui te prendraient des jours, voire des semaines. C'est fatigant rien que d'y penser, n'est-ce pas ?
Et que dire des erreurs d'inattention inévitables, des oublis, des erreurs de frappe ou même de la simple lassitude qui transforme ce qui devrait être une tâche simple en un véritable calvaire ? Tu sens déjà le stress monter, le sentiment d'inefficacité t’envahir et le désespoir s'installer. Et si je te disais qu'il existe une autre façon ?
Tu es devant une intersection décisive. D'un côté, le chemin que tu connais déjà : des heures de travail manuel, de stress et d'incertitudes. De l'autre, un sentier moins battu, mais prometteur, où la technologie fait le gros du travail pour toi, où les erreurs sont minimisées et où ton temps est libéré pour des tâches vraiment importantes.
Curieux de savoir comment j'ai transformé ce cauchemar de données en une simple pression de bouton ? Reste avec moi, car ce que je suis sur le point de te révéler pourrait bien révolutionner ta manière de gérer tes données, tout cela grâce à l'automatisation et au No Code.
Le futur est là, et il est plus simple que tu ne l'imagines.
2. Mon cheminement vers l'automatisation
2.1 L'ancienne méthode
Il n'y a pas si longtemps, j’aurais géré ce genre de tâches de manière complètement manuelle. Oui, tu as bien entendu : manuellement. À chaque fois qu'une base de données Excel se présentait devant moi avec des centaines de cellules à modifier, j'y consacrais des jours entiers. J'ouvrais chaque onglet, analysais le contenu, effectuais les changements nécessaires, puis passais au suivant. Cette méthode, non seulement, me coûtait énormément de temps, mais également me rendait vulnérable aux erreurs d'inattention. Et chaque erreur avait un coût, non seulement en temps, mais aussi en fiabilité des données.
2.2 La découverte du No Code
Heureusement, j’ai découvert le No Code cet été. J'étais d'abord sceptique. La première fois que j’ai mis le nez dedans, j’ai rien compris et je suis vite passé à autre chose.
J’étais quand même curieux d’apprendre dans le cas où je pourrais me libérer de certaines tâches répétitives.
J'ai donc pris la décision de me former, et ce choix a été rien de moins que révolutionnaire.
J'ai rapidement découvert que le No Code n'était pas juste une tendance ou un gadget, mais une véritable révolution dans la façon dont nous pouvons gérer des tâches autrement compliquées et chronophages. Avec des outils comme Make pour l'automatisation et Airtable pour la gestion des bases de données, j'ai su que j'étais sur la bonne voie. Et le meilleur dans tout ça ? Aucune connaissance en programmation n'était requise !
À travers ce changement de méthode, j'ai non seulement récupéré des heures précieuses, mais également éliminé une source majeure d'erreurs dans mon travail. Si tu es intrigué de savoir comment j'ai réussi à automatiser ce processus : la modification de données sur Excel, continue à lire. Tu ne seras pas déçu.
3. Les outils qui font la différence
3.1 Make : l'automatisation à portée de main
Make est un outil d'automatisation No Code qui permet d'automatiser des tâches en un clin d'œil, sans avoir besoin de compétences en programmation. Que tu es besoin de trier des données, les envoyer par e-mail, ou les transférer d'une plateforme à une autre, Make s'en charge. Il fait tout cela tout en minimisant les erreurs et en économisant un temps précieux que tu peux consacrer à des tâches plus gratifiantes.
3.2 Airtable : la puissance des bases de données sans la complexité
Airtable offre les avantages d'une base de données relationnelles sans la complexité qui y est généralement associée. Tu peux trier, filtrer et manipuler tes données comme dans Excel, mais avec la possibilité d'y ajouter des types de données variés comme des pièces jointes, des listes déroulantes, et même des liens vers d'autres tables.
3.3 L'interaction entre Excel, Make, et Airtable
Tu te demandes peut-être comment ces trois outils peuvent travailler en synergie ? Voici comment je les ai utilisés pour transformer mes processus de travail. J'ai commencé par exporter mes données d'Excel vers Airtable, une opération rendue incroyablement simple grâce à leurs options d'importation compatibles. Une fois mes données bien installées dans Airtable, j'ai utilisé Make pour créer des automatisations qui parcourent chaque entrée.
Ces automatisations peuvent faire des choses aussi simples que de vérifier si une cellule contient un certain type d'information, ou aussi complexes que de générer des rapports entiers basés sur les données fournies. Une fois le processus automatisé terminé, je peux même choisir de rapatrier ces données modifiées vers mon fichier Excel initial ou de les utiliser directement depuis Airtable.
4. La mise en place de l'automatisation étape par étape
4.1 Planification du processus
Avant de plonger tête baissée dans l'automatisation, il est essentiel de planifier. J'ai commencé par identifier les étapes nécessaires pour accomplir ma tâche de modification de données. Quelles données devaient être filtrées ? Quelles modifications devaient être apportées ? J'ai noté tout cela pour avoir une feuille de route claire, ce qui m'a aidé à comprendre exactement ce que mes outils d'automatisation devraient faire pour moi et j’en ai fait le schéma suivant :
4.2 Création de la base de données dans Airtable
Le premier pas vers l'automatisation était la création d'une base de données dans Airtable. J'ai importé mes données depuis Excel en quelques clics et ai commencé à structurer ma base. Airtable permet une personnalisation poussée, alors j'ai pu créer des colonnes qui correspondent à mes besoins spécifiques : types de données, listes déroulantes, et même des formules. Ainsi, ma base de données était prête à accueillir les automatisations de Make.
4.3 Le processus d'automatisation avec Make
Avec mon plan et ma base de données en place, il était temps de passer à l'action avec Make. Utilisant l'interface intuitive de l'outil, j'ai configuré plusieurs automatisations qui faisaient exactement ce que j'avais planifié : filtrer des données, les modifier, et les classer. Grâce à la flexibilité de Make, j'ai pu tester mes automatisations avant de les mettre en production, ce qui m'a permis d'affiner mes réglages jusqu'à ce qu'ils soient parfaits.
4.4 Exécution et suivi
Une fois satisfait de ma configuration, j'ai cliqué sur le bouton d'exécution et laissé Make et Airtable faire leur magie. Pendant que le processus s'exécutait, j'ai pu suivre son progrès en temps réel. Make offre un suivi d’activité détaillé pour chaque automatisation et Airtable permet de voir les modifications en direct.
Le résultat a été un succès total, sans erreurs et sans le stress et le temps que cela aurait exigé si j'avais dû tout faire manuellement.
Et voilà ! Tu as maintenant un aperçu de comment, en quelques étapes planifiées et exécutées, tu peux transformer une tâche ardue et chronophage en un processus efficace et sans erreur. Si tu cherches à libérer ton temps et à augmenter ta productivité, l'automatisation avec des outils comme Make et Airtable est la voie à suivre.
C’est tout pour aujourd’hui ! Merci de m’avoir lu jusqu’au bout.
Bonne journée,
Clément