Maximisez votre productivité grâce à l'automatisation !
Découvrez comment transformer l'automatisation en un art qui booste efficacement vos flux de travail !
Coucou !
Bienvenue dans cette édition #19 d’Excellence Automatisée !
Que vous soyez là depuis le début, ou que vous veniez de me découvrir, merci de me lire !
Nous sommes 42 dans cette newsletter !
Si ce n’est pas déjà fait, vous pouvez aussi :
Découvrir le podcast Excellence Automatisée
Au programme
L'art de l'automatisation : bâtir avec des briques
La vidéo de la semaine : 5 automatisations à découvrir
Conversation avec ChatGPT : les secrets des prompts efficaces
L'automatisation de la semaine : maître des mises à jour de traductions
1. L'art de l'automatisation : bâtir avec des briques
L'aventure de l'automatisation a débuté pour moi dès l'instant où j'ai plongé dans l'univers des outils nocode et de l'intelligence artificielle.
En expérimentant, j'ai créé des automatisations indépendantes, chacune agissant comme une brique élémentaire, destinée à simplifier des tâches telles que l'amélioration de la qualité des données ou la modification d'un statut.
Aujourd'hui, je dispose d'un arsenal de ces briques, chacune portant en elle le potentiel de catalyser des innovations surprenantes lorsqu'elles sont judicieusement combinées. Cette synthèse ne se limite pas à un assemblage hasardeux ; elle est le fruit d'une réflexion stratégique visant à maximiser le gain de temps et l'efficacité, tout en minimisant les efforts. Le véritable tour de force réside dans la capacité à orchestrer l'ensemble d'un processus de manière fluide et automatisée, procurant une satisfaction indescriptible à voir une machine bien huilée prendre vie et fonctionner de manière autonome.
Le processus de transformation d'une tâche manuelle en un flux automatisé commence par l’écriture du processus. Je commence par cartographier minutieusement comment j'aborde une tâche, en notant chaque action requise pour sa réalisation.
Cette étape de documentation est cruciale, car elle dévoile les mécanismes sous-jacents de mes méthodes de travail et les points d'intersection où l'automatisation peut se greffer pour optimiser le processus.
Puis, vient l'étape de la sélection des outils. Mon objectif est de trouver la combinaison qui non seulement répond à mes besoins spécifiques mais qui est également capable de dialoguer harmonieusement avec les autres composants du système. Lorsqu'une synergie est possible, je procède à l'automatisation, tissant un réseau de connexions entre les outils pour qu'ils agissent de concert.
Dans l’"Automatisation de la semaine" dans la dernière partie de cette édition, je partagerai avec vous une illustration concrète de la manière dont ces principes peuvent être appliqués pour transformer une tâche complexe en un processus fluide et automatisé. Ce sera l'occasion de découvrir un exemple complet et concret de processus automatisé.
2. La vidéo de la semaine : 5 automatisations à découvrir
Dans la vidéo de cette semaine, je vous embarque dans un voyage à travers cinq automatisations fascinantes. Cette exploration est conçue pour illuminer votre parcours technologique, allant de solutions élémentaires à des orchestrations plus sophistiquées. Trois de ces automatisations partagent une caractéristique unique : elles débutent et s'achèvent par le même module. La seule chose qui va changer est les modules entre les deux.
Les 5 automatisations que vous découvrirez dans cette vidéo sont les suivantes :
Automatisation du changement de statuts dans un outil de suivi de tâches
Création de document à partir d’un template Google docs
Analyse des feedbacks clients avec l’intelligence artificielle
Génération automatique de métadonnées de podcast
Transcription d’audio en texte pour la création de contenu ou un compte rendu de réunion
3. Conversation avec ChatGPT : les secrets des prompts efficaces
Dans le monde fascinant de l'intelligence artificielle, et plus spécifiquement lors de nos interactions avec un chatbot, l'art de formuler un prompt se révèle être la clé de voûte d'une communication réussie. Un prompt agit comme un phare, guidant l'IA à travers l'océan d'informations pour lui permettre d'atteindre le rivage souhaité, c'est-à-dire la réponse ou le résultat escompté.
La précision et la clarté des données d'entrée que nous fournissons sont cruciales. Un prompt bien conçu doit non seulement délimiter le champ d'action de l'IA mais aussi intégrer les spécificités et les nuances nécessaires pour que les résultats obtenus soient pertinents et directement exploitables. Cette exigence prend une dimension encore plus critique lorsque ChatGPT est intégré dans un processus d'automatisation.
Prenons l'exemple d'une analyse de commentaire. Le corps du prompt reste stable ; seul le commentaire est variable. Pour maximiser l'efficacité de cette automatisation, chaque élément du prompt doit être affiné pour extraire l'essence même de l'information recherchée. Cela implique d'inclure des instructions claires sur le type d'analyse souhaitée (sentiment, thèmes principaux, suggestions d'amélioration, etc.) et le format de réponse attendu.
L'expérimentation joue un rôle fondamental dans la maîtrise des prompts. En testant différentes formulations et en analysant les réponses obtenues, il est possible d'ajuster et d'optimiser progressivement ses consignes pour aboutir à une efficacité maximale. Cet apprentissage continu enrichit notre compréhension de l'IA et affine notre capacité à collaborer avec elle de manière productive.
Une conversation efficace avec ChatGPT repose sur la qualité de nos prompts. En tant qu'utilisateurs, nous devons viser une précision chirurgicale dans nos demandes, tout en restant ouverts à l'apprentissage et à l'adaptation. C'est en peaufinant notre art de la formulation que nous pouvons transformer l'IA de ChatGPT en un outil puissant, capable de nous assister dans une variété de tâches, de l'analyse de données au développement créatif, en passant par l'automatisation de processus.
4. L'automatisation de la semaine : maître des mises à jour de traductions
Cette semaine, j’ai créé une automatisation pour la gestion des mises à jour de traductions, exploitant la synergie entre Google Docs, Airtable, Make, l'API d'OpenAI, et Google Drive. Ce système automatisé est conçu pour surveiller les modifications de contenu, effectuer des traductions, et me notifier sans nécessiter d'intervention manuelle.
Pourquoi cette automatisation ?
Garder les traductions de documents ou d'articles à jour dans un contexte multilingue représente un défi majeur pour les entreprises, nécessitant souvent un effort manuel significatif. Cette automatisation vise à simplifier et accélérer ce processus, en assurant que toutes les versions linguistiques restent cohérentes avec le contenu original.
Les bénéfices
Gain de temps considérable en automatisant le suivi et la mise à jour des traductions.
Cohérence et exactitude améliorées dans les versions traduites, grâce à des mises à jour systématiques.
Réactivité accrue face aux modifications du contenu original, permettant une mise à jour rapide des traductions.
Optimisation des ressources en réduisant le besoin d'interventions manuelles répétitives.
Les objectifs
Automatiser le suivi des mises à jour de contenu dans Airtable.
Utiliser Airtable comme base de données pour suivre les versions et les statuts des traductions.
Exploiter l'API d'OpenAI pour effectuer des traductions précises et contextuelles.
Stocker les documents traduits et gérés dans Google Drive.
Configurer Make pour orchestrer le workflow entre ces outils.
Les outils utilisés
Airtable pour suivre les versions des documents et organiser les tâches de traduction.
Google Docs pour envoyer le contenu mis à jour.
Make (anciennement Integromat) pour intégrer les différents outils et automatiser le workflow.
API d'OpenAI pour réaliser les traductions.
Google Drive pour stocker de manière sécurisée les documents et leurs traductions.
Explication du processus étape par étape
Détection des mises à jour dans Airtable : Configurez Make pour surveiller une vue spécifique des articles qui ont été mis à jour dans la langue principale. Une formule permet de comparer la dernière date de mise à jour de l’article avec sa traduction. Si la date de mise à jour de l’article principale est plus récente que la date de la traduction alors l’automatisation va se lancer.
Dans Airtable, les versions traduites sont alors ajoutées dans une vue spécifique également sur laquelle l’automatisation va tourner pour récupérer le numéro de l’article correspondant et aller chercher le contenu de l’article original.
Traduction via l'API d'OpenAI : Make envoie le contenu modifié à l'API d'OpenAI pour traduction. Vous pouvez configurer ce processus pour gérer plusieurs langues, selon vos besoins.
Stockage dans Google Drive : Les documents traduits sont ensuite sauvegardés dans Google Drive, dans des dossiers organisés par langue pour un accès facile.
Mise à jour d'Airtable et notification : Une fois la traduction stockée, Airtable est mis à jour avec le statut de la traduction. Make peut alors être utilisé pour envoyer des notifications par email avec l’article en pièce jointe et informer que la traduction est disponible.
Ce workflow automatisé simplifie la gestion des traductions et assure également que le contenu multilingue reste à jour, précis, et cohérent, le tout avec un effort minimal. En tirant parti de ces outils puissants en synergie, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle et leur capacité à communiquer de manière globale.
Merci de m’avoir lu !
Bonne semaine !
Clément